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Largas, tediosas y aburridas. Así definen muchos profesionales las recurrentes reuniones de trabajo, aquellas instancias creadas originalmente para discutir ideas y concretar planes de acción, pero que, más de alguna vez, terminan siendo una verdadera pérdida de tiempo.

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En definitiva, muchos trabajadores coinciden en que las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas; sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organiza, como para quienes deben asistir.

Según los expertos, esto sucede porque la mayoría de las veces no se toman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales por los que fueron convocados, y se convierten en una sucursal de “quejas” y discusiones entre los compañeros o un escaparate para los grandes éxitos del jefe.

Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estos encuentros y de lo que significa sentarse con los pares a discutir aquellos asuntos que diariamente son debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.

Planificar el encuentro

Una de las primeras consideraciones que se debe tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a través de un correo, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán.

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Puntualidad de los asistentes

Una vez enviada la notificación es necesario recalcar la puntualidad de llegada al evento. No se trata de aparecer en cada rincón de la oficina ni de bombardear a los asistentes con notas en sus lugares de trabajo; sin embargo, es necesario insistir en la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión. Lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos de duración.

Elaborar una agenda de contenidos

Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

Acotar los temas según lo agendado

Delimitar los temas es uno de los tópicos más importantes. Esto, porque si se busca cambiar la impresión de los asistentes de lo que es una aburrida reunión de trabajo, es necesario disponer el orden y la prioridad de temas que se van a tratar en ésta. Es muy fácil que el tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda.

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Manejar la reunión con cuotas de humor

La reunión de trabajo debe ser un espacio de discusión positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados. Es absolutamente necesario manejar las reuniones con una pequeña cuota de humor o rompehielos que relajen el ambiente. Un buen expositor sabe identificar el momento en que la audiencia necesita relajarse un poco, concentrarse, cuando se sienten incómodos y cuando es momento de hacer un break.

Evitar los monólogos

Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando, eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro.

Tomar nota de los temas tratados

Finalmente, será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión; de esta forma se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Además, tomar notas demuestra un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena.